Comment réaliser un état des lieux complet et opposable ?

L’état des lieux est un document clé dans la relation entre un propriétaire et son locataire. Correctement établi, il protège les deux parties : le propriétaire peut faire constater les dégradations éventuelles, le locataire peut justifier la restitution intégrale de sa caution. Mal rédigé ou trop succinct, il devient source de litiges coûteux et difficiles à trancher. Voici comment l’aborder avec méthode.

Ce qu’est l’état des lieux et pourquoi il est obligatoire

L’état des lieux est un document descriptif qui consigne l’état général d’un logement et de ses équipements à un moment précis. Il est établi deux fois dans le cycle locatif :

• A l’entrée du locataire dans le logement
• A la sortie du locataire, au moment de la remise des clés

Sa valeur juridique repose sur la comparaison entre ces deux documents. Si l’état de sortie fait apparaître des dégradations qui n’existaient pas à l’entrée, le propriétaire est en droit de retenir tout ou partie du dépôt de garantie pour couvrir les réparations. A l’inverse, si aucune dégradation n’est constatée, le locataire peut réclamer la restitution intégrale de sa caution dans les délais légaux.

L’état des lieux est obligatoire depuis la loi du 6 juillet 1989. Tout propriétaire qui loue un logement nu ou meublé à usage d’habitation est tenu de l’établir. Son absence prive le propriétaire de la possibilité de prouver les dégradations imputables au locataire.

Ce que doit contenir un état des lieux valable

Pour avoir une valeur légale, l’état des lieux doit respecter un formalisme précis, codifié par le décret du 30 mars 2016.

Les mentions obligatoires

• Le type d’état des lieux (entrée ou sortie)
• La date d’établissement
• La localisation du logement (adresse complète)
• Le nom et les coordonnées du propriétaire (ou du gestionnaire)
• Le nom et les coordonnées du locataire entrant ou sortant
• Les relevés des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz, avec les index précis
• Le nombre et la nature des clés remises (clés de l’appartement, de la boîte aux lettres, de la cave, du garage…)
• La description précise de l’état de chaque pièce et de chaque équipement

L’absence de l’une de ces mentions peut affecter la valeur probante du document.

La description pièce par pièce

C’est le cœur du document. Pour chaque pièce, décrivez méthodiquement :

• Les murs et plafonds (peinture, papier peint, fissures, traces d’humidité…)
• Le sol (parquet, carrelage, moquette : état général, rayures, taches, joints…)
• Les menuiseries (portes, fenêtres, volets : état des mécanismes, peinture, joints…)
• Les équipements fixes (prises électriques, interrupteurs, luminaires, radiateurs, robinetterie, sanitaires…)
• Le mobilier s’il s’agit d’un meublé (inventaire détaillé avec état de chaque pièce)

Ne pas hésiter à qualifier précisément chaque constat : « neuf », « bon état », « état d’usage », « usure normale », « rayure de 5 cm sur le parquet de la chambre », « joint du lavabo décollé »… Plus c’est précis, moins il y a de place pour l’interprétation ultérieure.

L’état des lieux d’entrée : les points de vigilance

C’est le document qui servira de référence lors de la sortie. Prenez-le au sérieux, même si le logement semble en bon état général.

Préparer la visite

Effectuez l’état des lieux de jour, lumière naturelle allumée. Vérifiez que l’eau, le gaz et l’électricité sont bien en fonctionnement : vous devez pouvoir tester chaque robinet, interrupteur, prise et appareil électroménager inclus dans le contrat.

Prendre des photos

La photographie est un complément indispensable au document écrit. En parallèle d’un déménagement, si vous avez besoin de stocker temporairement des affaires, louer un box de stockage et les règles à respecter vous aidera à choisir la solution la plus adaptée à votre calendrier. Photographiez systématiquement :

• Chaque pièce sous plusieurs angles
• Tout défaut ou détérioration existante, même mineure
• Les compteurs avec leurs index visibles
• Les équipements spécifiques (hotte, four, plaques, chauffe-eau, chaudière)

Datez vos photos (la fonction horodatage de votre smartphone fait l’affaire) et conservez-les sur un support séparé du téléphone.

Signaler les réserves par écrit

Si vous constatez des imperfections que vous n’avez pas listées lors de l’état des lieux d’entrée, vous disposez généralement d’un délai (souvent 10 jours, parfois un mois selon la période de chauffe) pour les signaler par lettre recommandée avec accusé de réception. Ces ajouts seront annexés à l’état des lieux d’entrée.

L’état des lieux de sortie : anticiper pour éviter les litiges

L’état des lieux de sortie est souvent source de tension. Voici comment l’aborder sereinement.

Comparer avec l’état des lieux d’entrée

Munissez-vous du document d’entrée lors de la visite de sortie. La comparaison terme à terme, pièce par pièce, est la seule façon de déterminer objectivement ce qui relève d’une dégradation imputable au locataire et ce qui relève de la vétusté normale.

La vétusté est un concept important : un logement utilisé normalement pendant plusieurs années subit une usure naturelle (peinture qui jaunit, parquet qui se ternit, joints qui se décollent). Cette usure normale ne peut pas être retenue contre le locataire. Des grilles de vétusté établies par accord collectif de location peuvent servir de référence.

En cas de désaccord

Si propriétaire et locataire ne s’accordent pas sur l’état des lieux de sortie, deux options existent. Entre deux locations, si vous devez faire garder votre mobilier, comprendre pourquoi les tarifs de garde-meuble varient autant vous permettra de comparer les offres en connaissance de cause :

• Faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier), dont le constat aura une force probante accrue devant un tribunal
• Saisir la commission départementale de conciliation (CDC), dont l’intervention est gratuite et peut éviter un contentieux judiciaire

Ne signez pas un état des lieux de sortie avec lequel vous êtes en désaccord sans y apposer vos réserves écrites. Un document signé sans réserve vaut accord.

Réaliser l’état des lieux en deux exemplaires signés

Quel que soit le moment (entrée ou sortie), l’état des lieux doit être établi en deux exemplaires originaux, signés par les deux parties. Chacun repart avec son exemplaire. Si un mandataire (agence immobilière) est présent, un troisième exemplaire lui est remis.

L’état des lieux peut être rédigé sur support papier ou électronique (format numérique avec signature électronique). Dans les deux cas, il doit être paraphé à chaque page.

Faire appel à un professionnel si besoin

Propriétaire et locataire peuvent réaliser l’état des lieux eux-mêmes, sans frais. Mais dans certains cas, faire appel à un professionnel est judicieux :

• Lorsque le logement à une valeur élevée ou de nombreux équipements
• Lorsque la relation propriétaire-locataire est tendue dès l’entrée
• Pour un logement meublé avec un inventaire complexe

Un mandataire immobilier peut réaliser l’état des lieux dans le cadre de sa mission de gestion locative. Un commissaire de justice peut être mandaté par l’une ou l’autre partie, à frais partagés selon les barèmes en vigueur.

Les avantages concrets d’un état des lieux bien fait

Un état des lieux rigoureusement rédigé protège les deux parties sur toute la durée du bail :

• Le locataire peut partir serein en sachant que seules les dégradations réelles lui seront imputées
• Le propriétaire peut défendre ses intérêts devant un tribunal avec un document probant
• Le règlement des litiges de caution est plus rapide et moins conflictuel

Prenez le temps qu’il faut pour ce document. Une visite d’état des lieux bâclée peut vous coûter bien plus cher que les quelques heures investies dans une rédaction soignée. Si votre logement est destiné à être mis en location, réussir un premier investissement locatif étape par étape replace l’état des lieux dans l’ensemble du processus de mise en location professionnelle.